TEAMVIEWERExsionTime

ExsionTime 4.0 help

YouTube

Hoe gebruik ik ExsionTime

Installatiehandleiding

Versiebeheer

Auteur	Datum	Versie	Aanpassing
Matthijs Boon	22-10-2025	0.1	Eerste concept

Minimale eisen

• Een server met office 365 licentie
• Business Central SaaS toegang (system admin rechten)
• ExsionBC licentie en rapport(-en)
• ExsionTime licentie
• Een algemene mailbox die een ExsionBC licentie heeft en mag mailen vanuit Busines Central
• Administrator rechten op server
• Entra admin aanwezig/beschikbaar goedkeuring app registratie

Log in met een lokale admin account

• Voor de gehele installatie en configuratie van ExsionTime 4.0 moet je aangelogd zijn met een local admin account.
• Voor de local admin account moet je gebruik maken van de lokale service account.

Check of Office al is geïnstalleerd en geactiveerd

• Installeer Office.
• Check de office licentie. Als deze nog niet geactiveerd is dan deze nog activeren.

Let op: voor het activeren van ExsionBC is er wel een extra ExsionBC licentie nodig voor de lokale account.

Check of ExsionBC al is geïnstalleerd en geactiveerd

• Installeer ExsionBC
• Zorg ervoor dat de button van de ExsionBC add-in zichtbaar is in Excel
• Ga in Excel naar Bestand, Opties, Invoegtoepassingen, Start, Bladeren, ga naar de map lokatie c:\Program Files\ExsionBC en selecteer ExsionBC.xlam, Ok.
• Activeer ExsionBC add-in in Excel.
• Maak de benodigde connecties aan in ExsionBC.

Check voor de eerste keer of het Exsion rapport handmatig kan worden ververst

Check of je het Exsion rapport handmatig kan verversen.

Zodra je het handmatig kunt verversen kun je naar de volgende stap.

Het downloaden van ExsionTime

Om te starten met ExsionTime zullen we ExsionTime moeten installeren op Business Central en op de server.

Downloaden ExsionTime in Business Central

• Open Business Central
• Klik op zoekicoon of op de toetsencombinate l-alt + q
• Zoek naar Microsoft AppSource-apps
• Open Microsoft AppSource-apps
• Zoek naar Exsiontime
• Klik op ExsionTime Excel Reporting Scheduler met naam uitgever Exsion365
• Klik op App installeren
• Pas eventueel je taal aan
• Klik op installeren (Let op: je hebt hiervoor wel Business Central admin rechten voor nodig)Je kan dit controleren en bijhouden op de pagina extensiebeheer. Als de installatie is afgerond doen we nog een laatste check.
• Klik op zoekicoon van Business Central of de toetsencombinatie l-alt + q
• Zoek naar ExsionTime
• Klik ExsionTime - Rapportlijst Als je inderdaad ExsionTime – Rapportlijst hier ziet, is het dus goed geïnstalleerd op je Business Central omgeving. We kunnen het nu op de server gaan installeren.

Rechten instellen voor de ExsionTime account in Business Central

Het ExsionTime account in Business Central moet lid gemaakt worden van de ExsionTime_admin groep.

Downloaden ExsionTime op de server of desktop/laptop

Vervolgens zullen we ook ExsionTime moeten installeren om ExsionTime in zijn geheel te laten werken. Dit doen we door ExsionTime te downloaden op de server of desktop/laptop. Het effectieve verschil is dat de server makkelijker op alle tijden zijn rapporten kan verversen en versturen, waar het bij een desktop/laptop wat lastiger is om deze altijd aan te hebben om te verversen en versturen. Je moet ExsionTime eenmalig installeren en het moet geïnstalleerd worden op de server / PC waar ExsionTime de rapporten ververst. Niet op verschillende plekken installeren.

• Ga naar: https://docs.exsion365.com/exsiontime4/
• Klik onder download op de blauwe knop ExsionTime
• Klik op de drie puntjes
• Klik op Behouden
• Klik op de op het blauwe pijltje naast verwijderen
• Klik op toch behouden
• Vervolgens kan je erop klikken en openen
• De Installatie van ExsionTime start nu. Kies de taal die je wilt gebruiken tijdens installatie en druk op OK
• Druk op volgende
• Kies de locatie waar het geïnstalleerd moet wordenLet op: hier moet de gebruiker of het account wat ingelogd is op de server volledige toegang tot hebben.
• Als je tevreden bent met de locatie (kan ook de standaard plek laten), klik op volgende
• Klik op het laatste scherm nog op installeren
• Vervolgens gaat ExsionTime installeren en geeft het nog een bevestiging om te voltooien
• ExsionTime is nu geïnstalleerd.
• Ga naar de locatie waar ExsionTime is geïnstalleerd. Bij het voorbeeld hebben we de standaard aangehouden: C:\Program Files\ExsionTime 4.0.
• De folder zou er zo uit moeten zien:
• Dubbelklik op ExsionTime_Settings(.exe)
• Het user veld bij de Mail optie is standaard grijs gekleurd en je kunt daar niet de accountnaam invullen. Klik op connect, je komt nu in een OAuth login scherm terecht. Hier kun je de juiste accountnaam opgeven voor het user veld. Dit zal hetzelfde account zijn voor Business Central. Het From veld hoeft niet ingevuld te worden. Het From veld gebruikt standaard het mailadres van het User veld.
• Bij het From veld (rood op screenshot hieronder) staat het mailadres ingevuld van waaruit je wilt mailen met ExsionTime. Let op: hier moet de gebruiker die bij User is ingevuld wel toegang tot hebben.
• Het user veld bij de Business Central optie is standaard grijs gekleurd en je kunt daar niet de accountnaam invullen. Klik op connect, je komt nu in een OAuth login scherm terecht. Hier kun je de juiste accountnaam opgeven voor het user veld. In ons geval ExsionTime@exsion365.com.
• Klik op volgende en geef op het volgende scherm het wachtwoord in van het desbetreffende account.
• Als we beide connecties gelegd hebben zal de Connect knop grijs zijn, en de disconnect knop beschikbaar zijn. Dan weet je dat ze verbonden zijn.
  • Door de huidige OAuth instellingen zal dit ongeveer +/- 1x per maand opnieuw moeten connecten. Dit kan IT-beheer verschillend zijn.
  • Vraag dit bij je IT-beheer na
• In de ExsionTime Settings moeten we nog de juiste omgeving (groene box in screenshot ExsionTime Settings) selecteren. Dit zal de omgeving zijn waar we de rapporten gaan inladen. Klik op het dropdown menu bij Environment en selecteer de omgeving waar de rapporten van Exsion zullen worden ingeladen en beheerd.
• Selecteer in de ExsionTime Settings het juiste bedrijf (gele box in screenshot ExsionTime Settings).
• Zorg ervoor dat nadat alles geconfigureerd is dat je ExsionTime_Settings.exe afsluit, zodat de instellingen worden weggeschreven.

Let op: Dit betekent niet dat je de andere omgevingen niet kan benaderen, je kan via exsionBC rapporten nog steeds multi-environment gebruiken met de downloads! (indien het account wat gebruikt wordt hier uiteraard rechten op heeft in Business Central)

Activatie servicerapporten

Om ervoor te zorgen dat vervolgens netjes alle rapporten ververst gaan worden op de juiste tijden moeten we nog een laatste stapje doen op de server/desktop/laptop om ervoor te zorgen dat alles op de achtergrond staat.

• Zoek op de server/laptop/desktop naar services
• Open dit door erop te klikken
• Selecteer een van de regels in het midden van het volgende scherm, en druk op “e” op je toetsenbord.
• Hiermee zorg je dat je vervolgens daar bent waar alles begint met de “e”
• Vervolgens zie je ExsionTime_WorkerService in de lijst staan.
• Rechtermuis klik op de ExsionTime_WorkerService
• En druk op eigenschappen, je opent het scherm van de worker.
• Ga naar het tabblad Aanmelden
• Klik op het bolletje Dit account:
• Druk op bladeren
• Zorg ervoor dat het (locale) admin account hier gebruikt wordt (Vraag aan je IT als je niet zeker weet welk account dit is)
• Ga terug naar het tabblad Algemeen
• Verander opstarttype naar Automatisch (vertraagd starten) dit zorgt ervoor indien de server herstart wordt om wat voor reden dan ook deze services automatisch weer aan gaat.
• Druk vervolgens als alles gedaan is op starten (rood)
• Als laatste klik op Toepassen (groen)

Afsluiting

Als alle stappen succesvol zijn uitgevoerd is de installatie van ExsionTime 4 compleet. Gefeliciteerd, je kan nu aan de slag met ExsionTime in Business Central!

Mocht er ergens iets niet duidelijk zijn, neem dan contact op met je eigen IT of neem direct contact op met ons en dan kunnen we samen kijken naar de oplossing.

Dit kan je doen door te mailen naar support@exsion365.com

Gebruikershandleiding

Versiebeheer

Auteur	Datum	Versie	Aanpassing
Matthijs Boon	22-10-2025	0.1	Eerste concept
Matthijs Boon	24-10-2025	0.2	Aanpassingen op aanvraag

Hieronder zullen we uitleggen hoe je te werk kan gaan met ExsionTime 4 die met Business Central geïntegreerd is. Uiteraard gaan we hier onder er van uit dat ExsionTime al volledig geïnstalleerd is en alle stappen uit het installatie document van ExsionTime succesvol zijn gevolgd.

Doel van de Applicatie

ExsionTime is ontworpen om rapporten automatisch te verversen, aan te passen op basis van parameters, en deze rapporten vervolgens te verzenden naar opgegeven e-mailadressen. Dit helpt gebruikers van ExsionBC om rapporten op vaste momenten te ontvangen zonder handmatige tussenkomst.

Functionaliteiten

• Interface in Business Central
  • Rapport Selectie: Gebruikers kunnen een rapport kiezen uit een lijst van beschikbare rapporten.
  • Parameter Instellingen: Gebruikers kunnen parameters instellen die van toepassing zijn op het geselecteerde rapport.
  • Tijd en Herhaling: Gebruikers kunnen de datum en tijd instellen voor het verversen van het rapport, inclusief herhalingsopties zoals dagelijks, wekelijks, maandelijks, etc.
  • E-mail Instellingen: Gebruikers kunnen specifieke e-mailadressen invoeren waarnaar het rapport moet worden verzonden.
  • Overzicht Huidige Rapporten: Een overzicht van de rapporten die momenteel worden ververst, inclusief statusinformatie zoals de laatste verversingstijd en eventuele fouten.
• Output
  • Ververste Excel Bestanden: De applicatie genereert een vernieuwd Excel-bestand op basis van de ingestelde parameters.
  • E-mail Verzending: Het vernieuwde rapport wordt automatisch verzonden naar de opgegeven e-mailadressen.

Business Central ExsionTime

Machtigingensets in ExsionTime

In ExsionTime worden machtigingensets gebruikt om te bepalen welke acties gebruikers mogen uitvoeren binnen Business Central. Door het toekennen van de juiste machtigingen zorg je voor een duidelijke scheiding tussen gebruikers die rapporten beheren en gebruikers die alleen rapporten mogen bekijken. Dit voorkomt fouten en waarborgt de consistentie van rapportages.

Vanuit ExsionTime leveren we een tweetal machtigingensets mee met de installatie:

ExsionTime_Admin

Deze machtigingenset is bedoeld voor gebruikers binnen Business Central die verantwoordelijk zijn voor het beheren en aanpassen van ExsionTime-rapporten. Met deze rechten kunnen zij:

• Rapporten bewerken
• Nieuwe rapporten aanmaken
• Rapporten verwijderen

Advies: Beperk deze machtiging tot één of twee gebruikers om conflicten of inconsistenties tussen verschillende rapporten te voorkomen.

ExsionTime_View

Deze machtigingenset is bedoeld voor gebruikers die uitsluitend rapporten mogen bekijken. Zoals de naam aangeeft, geeft deze set alleen leesrechten.

• Deze machtiging kan in principe aan alle gebruikers worden toegewezen die inzicht mogen hebben in de rapporten.
• Let op: Gebruikers met deze machtiging kunnen alle rapporten inzien die in ExsionTime beschikbaar zijn.

Deze set is handig wanneer je gebruikers inzicht wilt geven in verzonden rapporten en de verzendtijdstippen, zonder dat zij wijzigingen kunnen aanbrengen in de templates.

Voor verder gebruik Business Central rechten verwijzen we je naar microsoft learn:

Gedetailleerde machtigingen definiëren - Business Central | Microsoft Learn

Gebruik ExsionTime

Om een video te bekijken om ExsionTime in een vogelvlucht uitgelegd te krijgen klik dan op Hoe gebruik ik ExsionTime (NL)

Rapportbeheer

• Hoe upload je een nieuw rapport in ExsionTime
• Hoe bewerk je een bestaand rapport
• Hoe verwijder je een rapport

Hoe upload je een rapport in ExsionTime

• Open Business CentralStart Business Central zoals je gewend bent.
• Zoek naar ExsionTimeGebruik het zoekicoontje rechtsboven of druk op Linker Alt + Q om het zoekveld te openen.Typ vervolgens "ExsionTime" in het zoekveld.
• Open de rapportlijstKlik op "ExsionTime - Rapportlijst" in de zoekresultaten.
• Start het uploadprocesKlik boven in de pagina op de knop "Rapport uploaden".
• Upload het rapport
  • Sleep het gewenste rapportbestand naar het drag-and-drop gebied,of
  • Klik op het uploadvenster om handmatig een bestand te selecteren vanaf je computer.
• Controleer het overzicht Na het uploaden verschijnt het rapport automatisch in de rapportlijst.

Hoe bewerk je een bestaand rapport

Gedefinieerde namen

• Open de rapportlijst Ga naar het hoofdscherm van ExsionTime in Business Central en open de rapportlijst.
• Selecteer een rapport Klik op de regel van het rapport dat je wilt bewerken.Let op: de regel moet een pijltje aan het begin hebben — dit geeft aan dat het rapport is geselecteerd.
• Open bewerkingsopties In de bovenste balk van het scherm zie je verschillende opties om het rapport aan te passen.
• Bekijk gedefinieerde namen Klik op "Gedefinieerde namen" om een overzicht te openen van alle benoemde cellen in het rapport.Hier zie je:
  • De naam van de cel (zoals gedefinieerd in het Exsion-rapport)
  • Het tabblad waarin de cel zich bevindt
  • Het veld waarop de cel verwijst
• Bewerk de lijst van gedefinieerde namen Klik bovenin op "Lijst bewerken" om extra instellingen aan te passen.
• Pas cellen aan via checkboxen In de bewerkingsmodus kun je:
  • In de kolom "Ingeschakeld" cellen uitschakelen zodat ze niet meer worden gebruikt in parameters vanuit ExsionTime.⚠️ Let op: uitgeschakelde cellen kunnen nergens meer in ExsionTime worden aangeroepen.
  • In de kolom "Is filter" aangeven of een cel dient als filter in rapportdownloads of formules.

Bladen

Bekijk tabbladen van het rapport

Klik bovenin op "Bladen".

• Er opent een nieuw venster waarin je alle tabbladen van het geselecteerde rapport kunt inzien.
• Dit is uitsluitend voor inzicht, niet voor bewerking.

Takenlijst

• Selecteer het rapport Klik op de regel van het rapport waarvoor je taken wilt beheren.
  • Zorg dat het pijltje aan het begin van de regel zichtbaar is (dit betekent dat het rapport is geselecteerd).
• Open de takenlijst Klik bovenin op "Takenlijst".Let op: je opent de takenlijst van het geselecteerde rapport.
• Overzicht van knoppen In dit scherm zie je nieuwe knoppen en enkele knoppen die terugkomen van het vorige scherm. Hier kun je meer gedetailleerde instellingen uitvoeren.

Kolommen in de takenlijst

• Trigger Stel in hoe vaak de taak moet worden uitgevoerd: dagelijks, wekelijks, specifieke dagen of specifieke weken van de maand.
• Starttijd Geef aan rond welk tijdstip het rapport moet worden ververst en eventueel verzonden.
• Ingeschakeld Vink aan zodra de taak klaar is voor gebruik. Hiermee zet je de taak “aan”. Doe dit over het algemeen als laatste om fouten te voorkomen.
• Opslaan als Definieer de bestandsnaam.
  • Je kunt benoemde cellen uit het rapport gebruiken, bijvoorbeeld:Betalingen week [weeknr]Als [weeknr] een benoemde cel is, wordt het rapport opgeslagen met het actuele weeknummer.
• Pad Geef aan waar het bestand moet worden opgeslagen.
  • Dit kan een lokaal pad, een gesynchroniseerde OneDrive-map of een FTP-locatie zijn (mits toegankelijk zonder extra inlogschermen).
• Formules naar waarde Zet Exsion-formules om naar waarden na verversen.
  • Handig bij het delen van rapporten met collega’s of externe partijen zonder toegang tot Exsion of onderliggende data.
• Volgende uitvoeringstijd Toont het eerstvolgende moment waarop de taak wordt uitgevoerd.
• Laatste uitvoeringstijd Geeft aan wanneer de taak voor het laatst is uitgevoerd.
• Laatste foutmelding Vinkje verschijnt als er een fout optrad bij de laatste uitvoering.
• Laatste bericht Hier kun je de foutmelding of status uitlezen.
• Aangemaakt door Geeft aan wie de taak heeft aangemaakt.
• Gemaakt om Datum en tijdstip van aanmaak.

Knop: Nieuw

• Klik op "Nieuw" om een nieuwe taak aan te maken voor het geselecteerde rapport.
• Na het klikken verschijnt een lege regel in de takenlijst.
• Je kunt meerdere taken aanmaken voor één rapport.Handig als je hetzelfde rapport naar verschillende ontvangers wilt sturen met elk een eigen filter.

Knop: Lijst bewerken

• Activeer bewerkingsmodus.
• Zonder deze knop kun je geen wijzigingen aanbrengen in taken — voorkomt onbedoelde aanpassingen.

Knop: Verwijderen

• Verwijder geselecteerde taak of meerdere taken tegelijk.Let op: dit verwijdert de taak definitief.

Knop: Gedefinieerde naamwaarden

• Open een scherm waarin je per benoemde cel een waarde kunt meegeven aan de taak.
• Laat je een cel leeg, dan gebruikt het rapport de originele waarde.
• Ontbreekt een cel? Controleer of deze in het rapport zit of niet is uitgeschakeld via het hoofdscherm bij "Benoemde cellen".

Knop: Bladen

• Bekijk per tabblad wat ermee moet gebeuren:
  • Zichtbaar: tabblad blijft zoals het is.
  • Verborgen: tabblad wordt verborgen (zoals “Hide” in Excel).
  • Zeer verborgen: tabblad is niet zichtbaar én niet te herstellen door de ontvanger.
  • Verwijderen: tabblad wordt volledig verwijderd bij verversen/verzenden.

Knop: Schema

• Stel geavanceerde uitvoeringscriteria in voor de taak.

Basisinstellingen

• Geplande datum/tijd: kies trigger (dagelijks, wekelijks, dagen/weken van de maand).
• Startdatum: eerste moment waarop ExsionTime de taak mag uitvoeren.
• Starttijd: tijdstip waarop de taak moet starten.
• Taak stoppen bij lange duur: standaard 10 minuten. Verhoog dit bij grote rapporten.

Trigger-specifieke instellingen

• Dagelijks: om de hoeveel dagen uitvoeren.
• Wekelijks: om de hoeveel weken en op welke dagen.
• Dagen van de maand: kies maanden en specifieke dagen (ook “laatste dag van de maand” mogelijk).
• Weken van de maand: kies maanden, weken en dagen binnen die weken.

Geavanceerde instellingen

• Einddatum: optioneel, taak stopt na deze datum.
• Eindtijd: taak mag meerdere keren per dag herhalen tot dit tijdstip.
• Taak herhalen om de: frequentie van herhaling (bijv. elke 5 minuten).
• Herhaalduur: totale duur van herhaling (bijv. 1 uur).
  • Voorbeeld: 60 min/ 5 min = 12 herhalingen gedurende 1 uur vanaf starttijd.

Taak inschakelen

• Vink "Ingeschakeld" aan om de taak actief te maken.

Knop: E-mail

• Stel de e-mail in die bij de geselecteerde taak moet worden verzonden.
• Mogelijkheden:
  • Naar, CC, BCC:
    • Handmatig invullen van e-mailadressen.
    • Of gebruik benoemde cellen uit het rapport, bijvoorbeeld: [E-mailadressen taak 1] Zorg dat de cel in het rapport e-mailadressen bevat in dit formaat: mail@mailadres.com; mail2@mailadres.com; ...
  • Onderwerp en Body:
    • Ook hier kun je benoemde cellen gebruiken, bijvoorbeeld: Rapport week [weeknr] Zo komt het actuele weeknummer uit het rapport in het onderwerp en de tekst van de mail.
• Hiermee kun je dynamische en gepersonaliseerde e-mails versturen op basis van rapportdata.

Knop: Nu uitvoeren

• Voer de geselecteerde taak direct uit.
• Handig voor:
  • Het testen van een nieuwe taak.
  • Het opnieuw uitvoeren van een taak die eerder niet goed is gelopen.

Overige functionaliteiten op het ExsionTime – rapportlijst scherm

Rapport downloaden

• Met de knop "Rapport downloaden" kun je het geüploade rapport ophalen.
• Dit is handig wanneer je het originele rapportbestand niet meer hebt, maar wel aanpassingen wilt doen die niet vanuit ExsionTime mogelijk zijn (bijvoorbeeld nieuwe downloads toevoegen in het Exsion-rapport zelf).

Verwijderen van een rapport in ExsionTime

• Open de rapportlijstGa naar het hoofdscherm van ExsionTime in Business Central en open de rapportlijst.
• Selecteer het rapportKlik op de regel van het rapport dat je wilt verwijderen.
  • Zorg dat het pijltje aan het begin van de regel zichtbaar is (dit betekent dat het rapport is geselecteerd).
• Klik op beherenBoven in de balk klik je op "Beheren".
• Verwijder het rapportKlik op "Verwijderen".⚠️ Let op:
  • Dit verwijdert alle geselecteerde rapporten.
  • Ook worden alle onderliggende taken die aan deze rapporten gekoppeld zijn verwijderd.
  • Denk goed na voordat je deze actie uitvoert, want dit kan niet ongedaan worden gemaakt.